Trabajar en equipo es un recurso que puede lograr una eficiencia significativa en el desarrollo de las actividades cotidianas, ya que complementa lo mejor de cada parte del equipo para lograr un resultado puntual. Además, permite dividir las tareas de una forma mucho más práctica, a fin de lograr los objetivos que se propongan en menos tiempo, ahorrando recursos y para que cada empleado dedique sus habilidades a la función que le resulte más conveniente y en la que pueda sentirse más cómodo.
De esta forma, no solo mejoran los resultados generales de la empresa, sino que también mejora la predisposición de los empleados para realizar su trabajo. Se sienten mucho más cómodos y más a gusto con los resultados que obtengan. Lograrán desempeñarse dentro de un sistema con una dinámica de trabajo mucho más eficiente, consiguiendo sus metas a largo plazo con mayor comodidad.
Sin embargo, es fundamental que articulen correctamente los grupos de trabajo a fin de concretar correctamente la forma en la que lo hacen. Es muy importante que cuenten con las herramientas colaborativas de trabajo adecuadas para conseguir los resultados que esperan.
De lo contrario, no serán los esperados y los equipos de trabajo no funcionarán como quieren, llevando a tener problemas mucho más graves y evitables.
¿Qué tener en cuenta al armar un equipo de trabajo?
Al comenzar el proceso de conformación de un grupo de trabajo, es recomendable que tengan en cuenta determinados aspectos que son fundamentales para conseguir el correcto funcionamiento y engranaje de las partes del equipo. Los principales puntos a tener en cuenta en este sentido son los siguientes:
Que los integrantes tienen habilidades diferentes, pero complementarias (de nada les sirve que todos sepan hacer lo mismo y que queden tareas sin cubrir).
Que el nivel de capacitación de todos los integrantes sea similar, ya que, de lo contrario, se generarán disputas de poder, al respecto de las responsabilidades de cada parte y del esfuerzo que realiza cada uno.
Que tengan una relación formal y dinámica, ya que los conflictos constantes debilitan a la matriz del grupo y terminan haciendo que su trabajo sea mucho más ineficiente.
Que las órdenes y las directivas sean claras por parte de los superiores.
Que cuenten con la suficiente autonomía para resolver los problemas que surjan en el momento y que tengan una buena dinámica de trabajo bajo presión.
Obviamente, estos aspectos son difíciles de concretar y se deben trabajar para desarrollarlos. Pero es fundamental que cuenten con una base concreta que les permita lograr mejores resultados y avanzar de forma mucho más eficaz.
¿Qué herramientas digitales se pueden aprovechar?
En lo que respecta a las herramientas colaborativas que pueden aprovechar a fin de lograr una dinámica de trabajo más efectiva, hay muchas alternativas que resultan útiles. Algunas de las más importantes a tener en cuenta son las siguientes:
- Google Workspace: cuenta con programas en línea que son bastante similares a los de Office, aunque con la ventaja de ser gratuitos. Por lo tanto, si tienen que recurrir a una plataforma ofimática, esta es la más recomendable. Además, tienen la ventaja de que todos los avances que incorporen a los documentos, se guardan en el momento y se les muestran a sus compañeros de trabajo.
- Zoom: este programa fue la gran estrella del confinamiento debido a la pandemia. La principal razón de su éxito se debe a que ofrece un buffer muy alto, lo que permite tener reuniones de varios participantes y compartir contenido multimedia de forma ágil. Habilita la opción de compartir archivos a través del chat de la plataforma.
- Microsoft Team: dispone de un muy buen soporte y con una sección de archivos en conjunto que funciona excelente. Una de sus principales ventajas es que resulta más conveniente para el ámbito corporativo.
Asimismo, si van a usar programas de videoconferencias, deberían complementarse con programas para grabar la pantalla, de manera que quede registrado el trabajo que hicieron y las conclusiones a las que llegaron. Si bien hay muchas plataformas en las que se permite grabar la videollamada, también deben tener en cuenta que es importante que incluyan en este registro, lo que realiza cada usuario. Esto les dará la opción de mostrarlo luego, analizarlo o compartirlo con los colegas.
Ni hablar de que es bastante conveniente grabar la pantalla para luego utilizar este registro como tutorial, en algunos casos. Compartir la pantalla con sus compañeros y tener el mismo escritorio de trabajo con acceso remoto a otra computadora también es una buena herramienta.
¿Cuáles son las principales ventajas del trabajo en equipo?
Una vez que comiencen a incorporar dinámicas de trabajo que resulten eficientes, notarán importantes cambios y lograrán mejorar muchos aspectos de la forma en la que abordan los proyectos laborales en su empresa. Algunos de los principales beneficios que puede conllevar la dinámica de trabajo en grupos son:
- Se respetan mucho más los plazos de realización de las tareas laborales.
- Se puede realizar un trabajo mucho más pulido y revisado, ya que los propios compañeros van mejorando el trabajo de los demás.
- Se optimizan tiempo y recursos.
- Es posible lograr una mejor relación entre los empleados, ya que llegan a conocerse más y, al colaborar entre sí, forman un lazo más unido.
De esta manera, la forma en la que trabajan cambiará rotundamente para mejor. Es solo cuestión de comenzar a implementar estas dinámicas y complementarlas con las herramientas digitales del futuro, con las que se consiguen resultados mucho más completos.
Si aún no están trabajando con estas metodologías más eficientes, les recomendamos que comiencen a incorporarse cuanto antes. Solo así tendrán una empresa competitiva y lograrán los resultados que esperan por parte de sus empleados y por parte del propio sistema de trabajo de la empresa.